Carrière / Stages

Préambule
Le Centre National de Rééducation Fonctionnelle et de Réadaptation (ci-après « Rehazenter ») accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel qu’il traite dans le cadre du processus de recrutement et ce dans le respect de la législation en vigueur, et en particulier, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») et de la Loi du 1er août 2018 portant organisation de la CNPD et du régime général sur la protection des données.

Champ d’application
La Notice d’information sur le traitement des données personnelles dans le cadre du recrutement par le Centre National de Rééducation Fonctionnelle et de Réadaptation (ci-après « Notice ») s’applique à tout document, papier ou électronique, créé ou traité par le Rehazenter dans le cadre du processus de recrutement.

Responsable du Traitement
Le Responsable du traitement des données personnelles dans ce cadre est le Rehazenter, établi et ayant son siège social à 1, Rue André Vésale, L-2674 Luxembourg, Grand-Duché du Luxembourg.

Personnes concernées et méthodes de collecte des données personnelles
Les personnes concernées par le traitement des données personnelles dans le cadre du recrutement sont les candidats spontanés, les candidats au poste, les candidats aux jobs étudiant et les candidats aux stages du Rehazenter (ci-après « Candidat »).
Le Rehazenter traite les données personnelles des Candidats, collectées auprès de la personne concernée ou auprès d’organismes externes, suivant son autorisation.

Catégories des données personnelles traitées
Les catégories de données personnelles traitées par le Rehazenter sont les suivantes : données d’identification, données de contact, données relatives à la reconnaissance de diplômes étrangers ainsi qu’aux autorisations d’exercer, données relatives à l’expérience professionnelle et à la formation, données relatives aux compétences linguistiques, personnelles et professionnelles, le cas échéant, données relatives au permis de travail et/ou de séjour, données administratives en lien avec le poste, données du casier judiciaire, données des échanges avec le Candidat, toute autre donnée à caractère personnel communiquée par le Candidat.
Les données personnelles du Candidat peuvent servir à des fins statistiques, ainsi qu’à des objectifs imposés par des instances compétentes pour contrôler, auditer ou examiner la gestion du Rehazenter.

• Traitement des candidatures au poste et spontanées : CV et lettres de motivation – Exécution de mesures précontractuelles
• Evaluation de l’adéquation des candidatures au regard des postes à pourvoir ou des opportunités – Exécution de mesures précontractuelles
• Echange avec les parties prenantes lors des procédures de sélection et de recrutement du Rehazenter – Exécution de mesures précontractuelles
• Organisation des entretiens avec les candidats – Exécution de mesures précontractuelles
• Préparation d’un contrat de travail, d’un contrat de stage ou d’un contrat jobiste, pour les candidats retenus – Exécution de mesures précontractuelles
• En cas d’embauche, constitution du dossier personnel de la personne concernée – Exécution de mesures précontractuelles
• Constitution d’une CV-thèque avec les CV de certains profils retenus pour des futures opportunités à délais de conservation limité – Intérêt légitime

L’intérêt légitime pour la constitution d’une CV-thèque avec des profils préalablement évalués réside dans la nécessité de réagir promptement à des opportunités de recrutement futures, optimisant ainsi les ressources et réduisant les délais de recrutement.

Exigence de fourniture de données
Le Candidat est tenu de fournir ces données à des fins des finalités ci-dessus et ce dans le cadre des mesures précontractuelles envisagées. En l’absence de fourniture de ces données, Rehazenter ne pourra pas respecter ses obligations précontractuelles envers la personne concernée.

Destinataires des données personnelles
Dans le cadre de ce processus, le Rehazenter est susceptible de communiquer une partie des données personnelles à des catégories de destinataires suivantes, dans la limite de leurs attributions respectives :

• au Candidat même

Au Rehazenter :

• Service des Ressources Humaines
• Comité de Direction ou un membre de la Direction
• Responsable du service concerné par le recrutement
• Membres du comité du recrutement pour le poste vacant en question

En externe :

• Administration de l’Emploi (ADEM), en cas de candidature en provenance de cette institution
• Etablissement d’études de l’étudiant ou du stagiaire, en cas de candidature en provenance de cette institution
• Centre d’orientation socio-professionnelle asbl (COSP), en cas de candidature à destination ou en provenance de cette institution
• Instances compétentes pour contrôler, auditer ou examiner la gestion du Rehazenter
• Prestataires de services du Rehazenter, aux seules fins de la réalisation des services concernés, tels que la gestion et la maintenance des logiciels informatiques, l’hébergement et la gestion de la communication des données
• Autres tiers, avec l’accord ou sur l’instruction de la personne concernée

En cas d’incident informatique, il est possible que le personnel du Service des Systèmes d’Information du Rehazenter ou du prestataire de service du logiciel utilisé, soumis à une clause de confidentialité, puisse avoir accès temporairement aux données personnelles.
Il est possible que le Rehazenter soit tenu de divulguer des données personnelles à des autorités judiciaires et de police en réponse à une obligation légale ou réglementaire, ou dans le but de sauvegarder ses droits.

Prise de décision automatisée
Le processus de sélection et de recrutement des Candidats du Rehazenter ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

Transfert international des données
Le Rehazenter ne procède pas au transfert de données vers un pays situé en dehors de l’Union européenne pour ce traitement, à l’exception des cas de résidence du Candidat dans ce pays. Au cas où un transfert vers un tel pays est envisagé, le Candidat en sera informé préalablement et les mesures adéquates seront prises pour encadrer ce transfert.

Mesures de sécurité
Le Rehazenter met en place des mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour assurer l’exactitude et la disponibilité des données personnelles et leur sécurité contre les traitements non-autorisés. Seuls les membres du personnel habilités ont accès aux données personnelles et ce dans le cadre exclusif de l’exécution de leurs missions. En complément, tous les membres du personnel du Rehazenter sont tenus au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité.

Lieux et durées de conservation
Les données personnelles relatives à la candidature sont conservées sur le site de l’établissement ou confiées à un hébergeur de données, avec lequel le Rehazenter a établi un contrat imposant les mêmes règles de sécurité et de confidentialité qu’au sein du Rehazenter.
Les données personnelles du Candidat sont conservées uniquement pendant le temps nécessaire aux finalités poursuivies, conformément aux prescriptions légales, détaillés ci-dessous.

• En cas de recrutement effectif, le dossierde candidature est inclus dans le dossier professionnel, qui est conservé pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice au cours duquel le contrat a pris fin.
• Si la candidature ne devait pas être retenue dans le cadre du processus de recrutement pour lequel celle-ci a été transmise, le dossierde candidature de certains profils peut être gardé, pour des futures opportunités, pendant 12 mois à partir de la date de la décision du Comité de Recrutement.
• Les dossiers des candidatures au poste ou spontanées non-retenues sont supprimés 12 mois à partir de la date de la décision du Comité de Recrutement.
• Les casiers judiciaires du Personnel sont conservés pendant un mois à partir de la conclusion du contrat de travail.
• Les demandes d’exercice des droits sur la protection des données sont conservées 10 ans à compter de la clôture du dossier relatif à la demande.
• Les réclamations en lien avec la protection des données personnelles adressées au Rehazenter sont conservées 10 ans à compter de la clôture du dossier y relatif.
• Les images venant de la vidéosurveillance du site du Rehazenter sont conservées pendant 7 jours, suivant quoi elles sont supprimées automatiquement, sauf en cas d’infraction.

Droits de la personne concernée
En vertu du RGPD, le Candidat dispose des droits suivants : accès aux données, rectification, effacement ou portabilité des données, limitation du traitement, opposition au traitement, retrait du consentement, si le traitement est basé sur celui-ci. Pour exercer ces droits, le Candidat peut contacter le DPO du Rehazenter par email au dpo@rehazenter.lu ou par lettre signée et datée, en fournissant une copie de sa carte d’identité et en précisant les droits à exercer. Le Rehazenter s’engage à y répondre dans les délais légaux. Si le Candidat estime que ses droits ne sont pas respectés, il peut contacter le DPO du Rehazenter ou déposer une réclamation auprès de la CNPD.